VAddy Adventカレンダー10日目の記事です。
@vaddynet の中の人、西野と申します。
VAddyプロジェクトではビジネス系の業務全般を担当しています。
昔流行ったの「ギークvsスーツ」の文脈で言うと「スーツ」の人ですｗ ネクタイの結び方を忘れるくらいスーツは着ていませんが^^
趣味はバンド（ドラム）とバイク。カバーバンドですがRock/Funkを中心に年に2〜3回ほどライブをやっています。 バイクは数年前にオフロードレースに出ていたこともありました^^
今日は勉強会の会場についてお話します。
私たちは「VAddyミートアップ」という名の勉強会／製品説明会を定期的に開催しています。プログラマーの皆さまにVAddyのことを直接知ってもらうのはもちろんのこと、ユーザーの方から直接フィードバックをいただくことがミートアップの目的です。VAddyは製品版のリリースから約１年経ちましたが、その間に追加された機能の多くはミートアップでいただいたフィードバックを元に実装されました。
最初のうちは貸会議室を会場として利用していましたが、最近はコワーキングスペースを利用するようにしています。
貸し会議室の利用
イベントスペースや大きい会議室を持っている企業の方は自社内で開催することも可能だと思いますが、私たちのような小規模の会社の場合、貸会議室やイベントスペースを利用するのが一般的です。 2015年は主に都内の貸会議室を利用していました。
自社あるいはコミュニティでイベントを主催する場合、イベントのコンテンツを用意する以外にもいろいろな準備が必要です。例えば懇親会込みのイベントを開催する場合、会場選びの際に次のような点を確認する必要があります。
- 収容可能人数（人数の増減をどう予測するか）
- 設備の確認（電源、プロジェクタ、マイク、Wifi環境の有無）
- 駅からのアクセス
- 開始時間の問題
- イベント当日のスタッフの配置
- ケータリングの手配
- ケータリングの受取
- 料金体系
- ゴミの問題
この中でけっこうめんどくさいのが５〜９です。
５．イベント当日のスタッフの配置
VAddyミートアップの場合、VAddyチームからは３人参加します。
そのうち２人はプレゼンを行いますので、イベント中に動けるのは残り１人。
ただし、イベント進行中は司会進行や内容の記録（ブログ用）など、こまごまとした雑務があるので、受付に常時１人確保することはできません。遅れてくる方もいらっしゃいます。
６．ケータリングの手配
東京で開催するイベントは他都市に比べてドタキャン率が高いです・・・
時には約半数の方がいらっしゃらないことも。
そうした人数が読めない状況で無駄なく食事／飲み物の手配をするのはけっこう大変。出席数を確認してケータリングを注文するのはスタッフの人数的に無理です。
７．ケータリングの受取
ケータリングサービスでも配達時間指定はできますが、約３０分前後のズレは見込んでおかなければいけません。懇親会の開始に間に合わないのは最悪なので、少し早めに届くように手配しますが、当然のことながら貸し会議室には控室がありません。
配達の方が会議室に直接入ってくることになるので、ケータリングの受取がプレゼンの進行を妨げてしまう場合もありますし、何よりビールがヌルくならないか気になってしょうがありません。
８．料金体系
貸会議室は時間あたりの料金設定が一般的です。イベントの準備と片づけの時間を考慮して少し長めに部屋を確保するので、その分料金も余計にかかります。また、例えば30人の来場者を見込んでそれなりの広さの部屋を予約していても、実際に来られるのは10人なんてこともあります。当然ながらその場合も30人収容可能な会議室の料金がかかります。
９．ゴミの問題
これ結構キツイですｗ
貸し会議室ではゴミは持ち帰りが原則なので、懇親会で出た大量のゴミ（食べ物の箱、ビールの缶ほか）を抱えたままタクシーで事務所に帰ります。
コワーキングスペースの利用
一般的なコワーキングスペースの話というよりは、いつも利用しているコワーキングスペース茅場町 Co-Edo（コエド）さんの話です。
宣伝っぽいですが、事実です。
上記の問題について検証してみます。
１．収容人数
増床を続けているCo-Edoさんの最大収容人数は謎ですが、我々の規模のイベントでは十分な広さがあります。
２．設備の確認
Co-Edoさんはコワーキングスペースなので、Wifi環境やテーブルごとの電源などは全て用意されていますし、マイク、プロジェクタ、スピーカーなどイベントに必要な設備は全て揃っています。また、大抵のインターフェースは用意されているので、プロジェクタとの接続アダプタを忘れて家電量販店に走るハメになることもありません。
３．駅からのアクセス
茅場町駅から数分の好アクセス。まあ茅場町自体が少し不便という方もいらっしゃるようですが・・・
４．開始時間の問題
VAddyミートアップは19時半スタートにしていますが、中には開始まで時間を持て余される方もいらっしゃいます。その点Co-Edoさんの場合は、早く着いた出席者さんはコワーキングスペースで時間を潰すことができます。
別料金はかかりません。
５．受付／出欠確認要員
Co-Edoの受付担当の方が全て代行して下さいます。
事前に参加者リストを渡しておくだけ！
６．ケータリングの手配
事前に懇親会開催の希望を伝えておくと全て手配してくれます。
冷蔵庫もあるので、懇親会開始時にはばっちり冷えたビールも！
７．ケータリングの受取
これもCo-Edoのスタッフの方が代行して下さいます。
８．料金（料金体系）
コワーキングスペースのドロップイン料金をベースにした料金設定のCo-Edoさんでは「実際に出席した人数」によって料金が決まります。例えば申込30人のところ10人しか出席しなかった場合、料金が発生するのは10人分だけです。これは本当にありがたいです。
９．ゴミの問題
これもCo-Edoのスタッフの方が処分して下さいます。（片付けは手伝いますｗ）
一言で言うと、めちゃくちゃ楽です。
主催者はイベントのコンテンツ作成に集中すれば良くて、当日はPCだけ持っていけばOKです。
勉強会などが毎日のように開催されているCo-Edoさんはノウハウをたくさんお持ちですので、初めてイベントを開催しようと思っている場合でも相談に乗ってもらえます（たぶん）。新しく立ち上げたコミュニティで勉強会を初めて開催する場合には最適だと思います。
Co-Edoさんの紹介記事のようになりましたが、最近ではCo-Edoさん以外にもイベントを開催できるコワーキングスペースも増えています。
勉強会、もくもく会、コミュニティの懇親会を検討されている方は会場の候補にコワーキングスペースを入れてみてください。
社内でイベントを開催できるような大企業にお努めの方も、たまにはコワーキングスペースでイベントを開催してみると、今まででは出会えなかった人たちと出会えるので刺激になると思いますよ。
良い週末を！
